Covid-19 - Generalforsamlinger - De nye regler om forsamlingsforbud og fristforlængelse

To nye bekendtgørelser, der trådte i kraft den 18. marts 2020 kl. 10.00, bidrager til at fastlægge retsstillingen i forbindelse med de udfordringer, der er med at afvikle generalforsamlinger som følge af de ekstraordinære forhold i samfundet som indtoget af ”Corona-virus” eller ”Covid-19” har afstedkommet.

Den ene bekendtgørelse nr. 224 af 17. marts 2020 (”Forsamlingsbekendtgørelsen”) vedrører forsamlingsforbuddet. Der er således nu indført et forbud mod forsamlinger på over 10 deltagere. Dette giver selvsagt betydelige udfordringer for de generalforsamlinger, der er planlagt i de kommende måneder, i de selskaber og foreninger hvor antallet af ejere eller medlemmer (f.eks. i erhvervsdrivende foreninger) overstiger 10. Bekendtgørelsen kan ses her.

Den anden bekendtgørelse nr. 223 af 17. marts 2020 (”Fristbekendtgørelsen”) drejer sig navnlig om forlængelser af de frister, der gælder for indsendelse af årsrapporten. Bekendtgørelsen kan her.

Generalforsamlinger i kapitalselskaber og andre virksomheder omfattet af årsregnskabsloven

Unoterede kapitalselskaber og en lang række andre virksomheder – f.eks. erhvervsdrivende foreninger - har efter årsregnskabsloven pligt til at indsende årsregnskab senest 5 måneder efter regnskabsårets afslutning. Da de fleste kapitalselskabers regnskabsår følger kalenderåret, vil indsendelsesfristen normalvis være den 31. maj.

For mange kapitalselskaber og andre virksomheder vil forsamlingsforbuddet i Forsamlingsbekendtgørelsen derfor medføre problemer i relation til overholdelse af fristen i årsregnskabsloven, idet årsregnskabet inden indsendelse til Erhvervsstyrelsen skal være godkendt af generalforsamlingen.

Kapitalselskaber kan i henhold til selskabsloven kun afholde elektroniske generalforsamlinger – dvs. uden fysisk fremmøde, hvis det er hjemlet i selskabets vedtægter. I givet fald kan generalforsamlingerne i disse selskaber gennemføres elektronisk og dermed upåvirket af de seneste regler. I andre virksomheder er der ikke lovhjemmel til at indføre elektroniske generalforsamlinger.

For de selskaber/virksomheder, der ikke kan afholde elektroniske generalforsamlinger, og hvor der er sandsynlighed for, at mere end 10 forsamles, er der derfor behov for en suspension af fristen i årsregnskabsloven.

Som følge heraf er det i Fristbekendtgørelsen fastsat, at virksomheder, som er omfattet af årsregnskabsloven, kan indsende årsrapporter senest 8 uger efter ophør af et forbud mod afholdelse og deltagelse i større forsamlinger og arrangementer, hvis

1. virksomheden ikke allerede har afholdt generalforsamling, hvor årsrapporten blev godkendt,
2. virksomheden har flere ejere, end der lovligt må forsamles (aktuelt 10 personer), og
3. virksomheden ikke har vedtægtsbestemmelser, der hjemler adgang til at afholde generalforsamlingen digitalt og uden adgang til personligt fremmøde.

Særligt vedrørende nr. 2 bemærkes det, at f.eks. erhvervsdrivende foreninger ikke har ”ejere”. Det skal formentlig forstås i konteksten af årsregnskabsloven, der omfatter en flerhed af virksomheder, hvoraf nogle ikke har ejere, således at ”ejere” skal forstås som stemmeberettigede. Desuden bemærkes det, at der, i og med at selskabets ledelse, revisor og en dirigent også typisk skal være til stede under generalforsamlingen, ikke er ”plads til” mange yderligere deltagere, når maksimalt 10 personer må forsamles.

Virksomheder, der opfylder de tre ovennævnte betingelser, kan vælge at udnytte fristforlængelsen.

Foreløbigt er dog både Forsamlingsbekendtgørelsen og Fristbekendtgørelsen tidsbegrænsede, idet de ophæves den 30. marts 2020. Det betyder for de fleste virksomheder, at der i realiteten ikke er ændringer i forhold til den almindelige frist, idet forlængelsen således p.t. reelt alene er på 8 uger regnet fra den 30. marts, hvilket vil sige, at fristen er den 25. maj. Det er derfor alene, hvis/når bekendtgørelserne forlænges, at § 1 i Fristbekendtgørelsen får en reel betydning for virksomhederne.

Det må formentlig også gælde, at suspensionen af fristerne som fastslået i bekendtgørelsen er gældende, også uanset bekendtgørelsens ophævelse.

Generalforsamlinger i ejerforeninger og andelsboligforeninger

For almene boligorganisationer, ejerforeninger, andelsboligforeninger og andre typer af foreninger, der ikke har pligt til at indlevere årsrapport til Erhvervsstyrelsen, anbefaler NT Advokater, at foreningerne – medmindre der er tale om foreninger med meget få medlemmer, fx en ejerforening med 4 medlemmer – udskyder eller aflyser den ordinære generalforsamling, hvis den efter vedtægterne skal afholdes i den kommende tid, og indkalder til generalforsamling, når coronakrisen er overstået og forsamlingsforbuddet ophævet.

Anbefalingen om at aflyse generalforsamlingen gælder, uanset om den enkelte organisation eller forening har en vedtægtsbestemmelse, hvorefter den ordinære generalforsamling skal afholdes i typisk marts, april eller maj måned. Dette skyldes, at virusepidemien udgør en så ekstraordinær situation, at der med rette kan bortses fra den pågældende vedtægtsbestemmelse, så længe den ordinære generalforsamling afholdes nogenlunde hurtigt efter, at det er lovligt og sundhedsmæssigt forsvarligt at samles igen.

For almene boligorganisationers vedkommende har boligministeren meddelt, at der vil komme midlertidig lovgivning med henblik på at indføre regler, som i videst muligt omfang sikrer de beboerdemokratiske processer.

Hvis den enkelte organisation eller forening ikke ønsker at aflyse den ordinære generalforsamling, kan bestyrelsen undersøge mulighederne for at afholde generalforsamlingen digitalt, men afholdelse af digital generalforsamling forudsætter, at vedtægterne åbner mulighed herfor. Hvis vedtægterne åbner mulighed for det, er det også en mulighed, at organisationens eller foreningens medlemmer giver fuldmagt til enkelte personer, som derefter kan gennemføre generalforsamlingen. Typisk vil vedtægterne dog indeholde begrænsninger af, hvor mange fuldmagter, en enkelt person kan møde med, og sådanne begrænsninger bør efter vores opfattelse overholdes. Derfor er løsningen med indsamling af fuldmagter næppe relevant i ret mange organisationer eller foreninger.

Organisationerne og foreningerne kan – selv om der ikke afholdes generalforsamling med godkendelse af budget, valg af bestyrelse etc. – fortsætte driften på sædvanlig vis og inden for de rammer, som tidligere er godkendt. Vi anbefaler dog, at man ikke igangsætter større eller mere vidtrækkende initiativer, som ikke tidligere er godkendt af en generalforsamling.

 **

Skulle det på trods af det ovenfor anførte blive besluttet at afholde en generalforsamling skal forsamlingsforbuddet (max. 10 personer) og alle andre påbud og retningslinjer fra myndighederne naturligvis følges.

**

Spørgsmål vedrørende afholdelse af generalforsamlinger kan rettes til advokat Rasmus Mehl eller advokat Knud-Erik Kofoed.